Цифра или бумага? Что такое цифровизация и как происходит оцифровка документов в больших объемах?

Что такое цифровизация и как это работает? Об этом рассказывают специалисты группы компаний КИТ.

С целью обеспечения надежного хранения служебной и конференционной информации заказчиков услуг по оцифровке документов компанией была создана комплексная система защиты информации информационно-телекоммуникационной системы преобразования документальных материалов в электронный (цифровой) вид «ДокСкан».

Оцифровка - это сканирование и индексация документов с дальнейшим упорядочиванием электронной информационной базы с разнообразными параметрами быстрого поиска.

Оцифровывать можно любые документы, анкеты клиентов, архивы, причем – с минимальным влиянием на оригинал:

• для служебного пользования (у нас есть экспертный вывод Госспецсвязи), конфиденциальную информацию, персональные данные;
• сборочные чертежи, карты, схемы, графически насыщенные форматы;
• в форматах от В5 до А0+;
• возрастом от 1900 года;
• со скоростью 250 тысяч листов в сутки, от 1 до 50 млн. в год.

Как происходит оцифровка документов? Пять шагов:

1. Мы забираем массив бумажных носителей из любого населенного пункта или отправляем к вам свою команду.
2. Сканируем, автоматически подсчитывая количество документов и листов при сканировании – и индексируем.
3. Упорядочиваем документы с помощью поискового индекса, чтобы вы могли быстро найти то, что вам нужно, по указанным параметрам.
4. Переформатируем текст в удобный вам формат (PDF, DOC).
5. Отдаем вам структурированный под ваши нужды архив, который вы сможете анализировать по разным полям.

Что клиент получает в результате?

• Свободное время, которые иначе пришлось бы потратить на то, чтобы набрать штат сканировщиков и обработчиков, а зачем – чтобы выполнить все работы.
• Обработанный массив документов в оцифрованном виде с возможностью поиска и анализа по заданным параметрам.
• Упакованные и архивированные бумажные носители. При необходимости мы можем их сохранять для вас, вернуть или вообще утилизировать.

Напомним, что к служебной информации относятся материалы, содержащиеся в файлах-сканах изображений документов, содержащих служебную информацию, подлежащую защите при обработке в части обеспечения ее конфиденциальности, целостности и доступности. К конфиденциальной информации относится также технологическая информация: данные о персональных идентификаторах и пароли пользователей, их полномочия и права доступа к объектам защиты, информация журналов регистрации действий пользователей, другая информация КСЗ - информация о профилях и настройки программного и программно-аппаратного обеспечения и режима его функционирования.

Технологическая информация предназначена для использования только системным администратором и администратором безопасности ИTC «ДокСкан». Эта информация подлежит защите в части конфиденциальности, целостности и обеспечения ее доступности.

Обработка и хранение информации в ИTC осуществляется в установленном порядке с учетом требований Правил обеспечения защиты информации в информационных, телекоммуникационных и информационно-телекоммуникационных системах, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 29 марта 2006 №373.  | Фориншурер