З 2 серпня 2026 року в Україні діють нові правила підтвердження страхового стажу для призначення та перерахунку пенсій, які передбачені Законом України від 9 квітня 2026 року №4851-IX «Про внесення змін до Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" щодо підтвердження страхового стажу».
Новий порядок більше спирається на державні електронні реєстри та автоматизований обмін інформацією між органами влади. Якщо необхідні для призначення пенсії відомості вже є в реєстрах, Пенсійний фонд не має права вимагати від громадянина повторного документального підтвердження цих даних.
Пенсію можуть призначати за заявою або автоматично
Закон уточнив порядок призначення та перерахунку пенсій за загальнообов'язковим державним пенсійним страхуванням.
Пенсію, як і раніше, можна призначити за заявою особи. Водночас у передбачених законодавством випадках рішення може прийматися автоматично, якщо Пенсійний фонд має всі необхідні відомості.
Заяву можна подати у паперовій або електронній формі.
Особисто це може зробити сама застрахована особа. В окремих випадках документи подає законний представник недієздатної особи, особи з обмеженою цивільною дієздатністю, малолітньої або неповнолітньої особи.
Документи для призначення чи перерахунку пенсії можна передати до територіального органу Пенсійного фонду України або через особистий електронний кабінет на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
Якщо дані вже є в реєстрі, вимагати їх повторно заборонено
Однією з основних змін є правило щодо інформації, яка вже міститься у державних електронних реєстрах.
Якщо відомості, необхідні для призначення або перерахунку пенсії, доступні державі в електронній формі, людина не повинна додатково підтверджувати їх довідками чи іншими документами.
Закон забороняє вимагати від особи документальне підтвердження інформації, яка вже є у відповідному державному реєстрі. Пенсійний фонд може самостійно отримувати такі відомості через електронний обмін між інформаційними системами.
Обмін даними має відбуватися з дотриманням законодавства про захист інформації та персональних даних.
Якщо інформації в реєстрах немає, ПФУ повідомить про це
Автоматизований порядок не означає, що всі періоди трудової діяльності вже оцифровані та доступні Пенсійному фонду.
Якщо необхідних відомостей немає в публічних електронних реєстрах, ПФУ має повідомити про це особу. Повідомлення може надходити, зокрема, через особистий електронний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду.
У такому випадку громадянину повідомляють, яких саме відомостей бракує та які документи, за їх наявності, потрібно подати для призначення або перерахунку пенсії.
ПФУ має пояснювати, як підтвердити недостатній страховий стаж
Окреме правило стосується відмови у призначенні або перерахунку пенсії через відсутність необхідного страхового стажу.
Якщо людині відмовлено саме з цієї причини, орган Пенсійного фонду зобов'язаний повідомити, яким чином можна підтвердити страховий стаж або стаж роботи.
Це стосується випадків, коли особа не має страхового стажу, передбаченого частинами першою - третьою статті 26 Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування».
Серед доступних способів закон окремо називає можливість встановити період перебування у трудових відносинах через суд.
Тобто відсутність даних у реєстрі сама по собі не означає остаточної втрати відповідного періоду стажу. Людина може підтверджувати його іншими передбаченими законом способами.
Стаж можуть зарахувати навіть без фактичної сплати внеску роботодавцем
Закон також уточнив ситуацію, коли роботодавець нарахував єдиний соціальний внесок, подав звітність, але фактично не перерахував кошти.
Період роботи може бути врахований до страхового стажу навіть за несплати роботодавцем страхових внесків. Для цього роботодавець повинен був подати відповідну звітність, а сума нарахованих внесків має бути не нижчою за встановлений мінімальний рівень.
Ця норма має значення для працівників, які фактично перебували у трудових відносинах та отримували нарахування, але не могли контролювати виконання роботодавцем його зобов'язань перед системою загальнообов'язкового державного соціального страхування.
За відсутності електронних даних залишається трудова книжка
Якщо відповідного періоду немає в електронному реєстрі, основним документом для підтвердження стажу залишається трудова книжка. Це стосується передусім періодів роботи, інформація про які не потрапила до системи персоніфікованого обліку або ще не була оцифрована.
Якщо трудова книжка відсутня або записи в ній неповні, неточні чи неправильні, закон дозволяє підтверджувати стаж іншими доказами.
Які документи можна подати замість трудової книжки
Для підтвердження періодів роботи можуть прийматися наявні в особи документи, виписки або довідки, сформовані на підставі даних інформаційних та інформаційно-комунікаційних систем підприємств, установ чи організацій.
Також можуть використовуватися довідки та виписки з наказів, особові рахунки, відомості про виплату заробітної плати. Окремо закон допускає документи, які підтверджують банківські операції з нарахування або виплати заробітної плати.
Для підтвердження стажу можуть подаватися посвідчення, характеристики, письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання, а також інші документи, в яких містяться відомості про відповідні періоди роботи.
Приймаються й документи, видані за місцем роботи, служби або навчання, а також архівними установами.
У певних випадках стаж можна підтвердити свідками
Якщо документів недостатньо або вони не збереглися, закон допускає підтвердження стажу показаннями свідків. Для цього потрібні показання щонайменше двох осіб, які знали заявника завдяки спільній роботі.
Конкретні випадки та порядок застосування такого способу підтвердження стажу визначає Кабінет Міністрів України.
Ще одним доказом може стати рішення суду про встановлення періоду перебування особи у трудових відносинах та характеру виконуваної роботи.
Таким чином, нові правила формують кілька рівнів підтвердження страхового стажу. Спочатку Пенсійний фонд використовує дані електронних реєстрів. Якщо їх недостатньо, до розгляду можуть прийматися трудова книжка, документи роботодавця чи архіву, банківські відомості та інші докази.
За відсутності належних документів закон залишає можливість підтвердження стажу показаннями свідків або в судовому порядку.
Для застрахованих осіб найбільш практичною зміною є перенесення частини роботи з пошуку інформації на Пенсійний фонд. Якщо держава вже має необхідні відомості в електронних системах, громадянин не повинен повторно збирати їх у паперовій формі.
