Страховой сектор подвергается динамичным изменениям, вызываемым новыми правовыми нормами, растущими требованиями к страхованию, а также развитием информационных и телекоммуникационных технологий. В настоящее время андеррайтеры и аджастеры обладают более продвинутыми инструментами, чем их предшественники.
Базы данных, комплексные аналитические системы, беспроводная связь и возможность быстрого контакта, как с сотрудниками, так и с клиентами, поднимают планку страховым компаниям. Постоянно растет трафик на порталах страховых компаний, занимающихся прямыми продажами, а также на сайтах традиционных страховщиков и их посредников. Решение о приобретении страховки принимается клиентом после просмотра множества страниц и продуктов. Единственным элементом страхового процесса, не подвергающимся быстрым переменам, является использование бланков и форм в бумажном виде. Клиент сначала вынужден заполнить заявление на страхование, а в случае ущерба ему приходится заполнить следующие бланки. В большинстве страховых продуктов требуется предоставление клиентом обширного пакета документов, включающего счета, договоры, корреспонденцию, полисы, заявки, банковские справки и личные документы. Несмотря на технологический перелом, бумажные документы все еще являются ключевым носителем данных и информации, касающейся клиентов, застрахованных лиц и имущества, рисков и страховых случаев.
Недостатки бумажных документов
Данные с бумажных документов вводятся вручную в ИТ-системы, что занимает много времени и сопряжено с большим риском возникновения ошибок. Время, потраченное на поиск информации, связанной с клиентом, документами или событиями, а также на копирование, сканирование и отправку факсом, влияет на повышение издержек и реализацию текущих бизнес-процессов, а следовательно и на качество обслуживания клиента. Ввод документов в систему электронного документооборота минимизирует риск их потери. Регулярно создаваемые резервные копии обеспечивают сохранность документов в случае сбоев или несчастных случаев. Электронные копии документов на много экономнее, чем традиционные - занимают меньше места, время их создания короче, а расходы ниже.
У страховых компаний, как у всех финансовых организации, главной проблемой является обеспечение простого доступа к информации и быстрого обслуживания клиентов. Большинство дел опирается на корреспонденции с клиентами. Следовательно, управление полисами и процесс возмещения убытков требуют быстрого доступа к полной документации и возможности ее обновления для достижения удовлетворяющего клиентов уровня обслуживания. Архивизация бумажной документации, как и управление бизнес-процессами электронного документооборота, нуждаются во внедрении эффективной системы учета и сканирования бумажных документов.
Бумажные документы являются основой функционирования страховой деятельности. Будет ли так в будущем?
Ежедневные задачи сотрудников страховых компаний в большинстве случаев заключаются в подготовке и передачи документов, а также их поиску, просмотре, модификации, архивизации и уничтожении. Заявления, предложения, договоры, счета, претензии, письма клиентам и от клиентов являются основой для их дальнейших действий. Оценивается, что более 10% рабочего времени занимает поиск, архивирование и упорядочение документов. Следовательно, управление документами является критическим процессом в каждой организации, тем более, если объем обрабатываемых документов очень большой. Переход на электронный вид документации позволяет сократить время доступа к конкретному документу.
Откуда берутся электронные документы?
Некоторые типы страховых документов изначально имеют электронный вид, напр.: бланки, заполняемые через WWW, письма по электронной почте, факсы, документы, подготовляемые в MS Office или других офисных пакетах. Однако большинство документов начинает свой жизненный цикл в бумажном виде, напр.: заявки на страхование, страховые полисы и традиционная корреспонденция.
Для получения электронного вида данных документов требуется их сканирование. Любая страховая компания должна приобрести сканер, на основании анализа ее текущих и будущих потребностей. Ключевым моментом для принятия правильного решения покупки является объем сканируемых документов. Линейка продуктов, предлагаемых поставщиками сканирующего оборудования, включает в себя как простые сканеры, так и продвинутые сканирующие устройства, обрабатывающие ежемесячно десятки тысяч документов.
После сканирования документа, подлинник передается в архив, а все действия с ним связанные осуществляются на основании его электронной копии, которая хранится в центральном хранилище. Через корпоративную сеть или безопасное Интернет-соединение уполномоченные сотрудники страховой компании получаю доступ к документам. Для быстрого доступа документы сохраняются с индексами и атрибутами, благодаря чему сотрудники получают возможность их оперативного поиска и передачи в соответствующие отделы.
Автоматизация документооборота
Системы автоматизации документооборота все чаще имеют свой собственный workflow, обеспечивающий передачу дел определенным сотрудникам, а также механизм напоминания о приближающихся событиях. Дополнительно руководству предоставляется возможность отслеживания всех этапов процесса и реагирования в случае возникновения ошибок. Интеграция с производственной системой страховой компании позволяет соединить документацию, касающуюся убытков, с зарегистрированными в системе страховыми случаями. Интегрированный модуль OCR (автоматического распознавания текста) значительно сокращает время ввода и переноса данных с бумажного подлинника в систему электронного документооборота. Внедрение решения для автоматизации документооборота меняет условия функционирования страховой компании, улучшая качество работы сотрудников и обслуживания клиентов.
Для получения информации о системе электронного документооборота Comarch DMS, свяжитесь с нашим консультантом: [email protected]
Компания «Comarch S.A.» уже много лет активно работает на страховом рынке, следит за всемирными тенденциями, направленными именно на данный рынок. Благодаря тому, «Comarch» в состоянии предлагать инновационные решения, опережающие нынешние требования страховых компаний и обеспечивающие конкурентоспособность на рынке.
Источник: forINSURER.com
