Особенности организации и проведения тендеров в России

Редакция журнала «Советник» провела исследование «Особенности организации и проведения тендеров в России», в ходе которого попыталась выявить основные проблемы и трудности, с которыми сталкиваются инициаторы подрядных конкурсов и их участники, а также проанализировать предложения сторон относительно того, каким образом придать отношениям клиента и агентства в этом процессе плодотворный характер.

Портрет респондентов

В исследовании приняли участие 158 человек, из них 84 представляют организаторов тендеров, а 74 - участников. Более половины первых (54%) - это сотрудники PR-департаментов частных компаний, 9,2% - государственных ведомств, 4,6% - общественных организаций. Треть респондентов (32,2%) - сотрудники других подразделений компаний. Большая часть принявших участие в опросе респондентов трудится в компаниях, офисы которых расположены в российских регионах - 62,8%. Треть (37,2%) - представители столичных организаций.

Среди ответивших на вопросы анкеты со стороны компаний-участников тендеров 62,4% - представители коммуникационных агентств (26% - рекламные агентства, 15,6% - PR-агентства, 11,7% - маркетинговые и 9,1% - консалтинговые агентства). Остальные 37,6% респондентов заняты в компаниях из других сфер - строительство, производство, страхование и др. В данном исследовании объектом изучения был рынок PR-услуг в России, поэтому, в первую очередь, анализировалось мнение специалистов из первой группы. Суждения же остальных респондентов принимались в расчет лишь по отдельным вопросам и в сравнении с мнением пиарщиков.

Половина (45,7%) коммуникационных агентств, чьи представители участвовали в исследовании, располагается в Москве, вторая половина - в регионах (54,3%).

Для чего нужен тендер?

Среди респондентов, представляющих потенциальных устроителей тендеров, только треть отметила, что их компании организовывали тендеры на оказание PR-услуг (33,3%). В основном это сотрудники PR-отделов частных компаний (72,4%).

Участвовали же в проводимых конкурсах практически все коммуникационные агентства (89,6%), представители которых выступили в роли респондентов. Но о выигранных тендерах сообщили несколько меньшее их число (76,7%).

В ходе опроса респондентам было предложено перечислить причины, по которым компании привлекают PR-агентства к участию в тендере. Главной названо стремление найти предложение с лучшим соотношением цена/качество (38%). Затем называются желание сравнить потенциал подрядчиков (26%), получить новые идеи (20%) и предложения, адекватные задачам проекта (16%).

В большинстве случаев PR-агентства приглашают принять участие в конкурсе на организацию специальных событий (44,8%), проведение исследований (41,4%), комплексное обслуживание (37,9%) и формирование имиджа и корпоративной культуры (31%). Несколько реже в качестве подрядного проекта им предлагается налаживание связей со СМИ и реализация PR-программ в Интернете (по 20,7%), а также обеспечение отношений с инвесторами и кризисный менеджмент (по 10,3%). Практически не используются тендеры для поиска исполнителя government relations (3,4%). Кроме того, респонденты указали, что на тендерной основе выбирали PR-агентства для «производства рекламных роликов», «изготовления сувенирной продукции» и др. (10,3%) (см. диаграмму № 1; в данном вопросе респонденты могли выбрать несколько вариантов ответа, поэтому общая сумма превышает 100%).

Каким образом организуется тендер?

Опрос показал, что большинство компаний для информирования потенциальных подрядчиков о начале конкурса обращается к выборочной рассылке по отдельным агентствам (62,1%). Четверть используют публичные объявления (24,1%), а 13,8% прибегают к «личному приглашению руководителей», «посещению нескольких агентств и анализ их предложений в соответствии с выдвинутыми условиями» и др. Потенциальные же подрядчики - коммуникационные агентства - черпают информацию о проведении тендера в основном из электронной рассылки (58,1%), от коллег, знакомых (48,8%) и на выставках, семинарах, конференциях (23,3%). На такие источники, как печатные СМИ и интернет-порталы, указало меньшинство респондентов (по 16,3% на каждое). При этом респонденты в основном обращаются к местной печати, газете «Государственный заказ».

Приглашая агентства на основе рассылки, организаторы в первую очередь опираются на рекомендации коллег (48,3%), организационный, технический потенциал потенциального подрядчика и успешный опыт предыдущего сотрудничества (по 44,8%). Далее учитываются такие критерии, как известность PR-агентства и наличие личных контактов с его руководством (по 31%). В ряде случаев имеют значение также субъективные предпочтения организаторов (10,3%) или, как указали респонденты, «непосредственно директора компании» (6,9%). Громкое же имя руководителя будущего подрядчика, по мнению респондентов, не играет никакой роли (0%) (см. диаграмму № 2; в данном вопросе респонденты могли выбрать несколько вариантов ответа, поэтому общая сумма превышает 100%).

На этапе анализа заявок основным фактором, по мнению большинства участвующих в опросе представителей организаторов, выступает наличие релевантного опыта для выполнения конкретного задания (48,3%). Меньшее значение придается креативности предлагаемых решений (44,8%), стоимости услуг (41,4%) и качеству представленных материалов (37,9%). Своевременность заявок не столь принципиальна (13,8%).

Оценка организаторами и участниками качества работы друг с другом

Организаторы в целом более позитивно отзываются об изменениях в форме и содержании заявок, предоставляемых коммуникационными агентствами за последние 5 лет, нежели последние качество организации тендеров. Если в оценках первых превалирует указание на положительную динамику - 72,4% (совокупный показатель «значительно улучшилось» и «несколько улучшилось»), то вторые не столь единодушны. Одна половина участников тендеров склоняется к тому, что наблюдаются улучшения (52,3%), вторая или не видит никаких изменений (38,1%), или отмечает ухудшение ситуации (9,6%) (см. диаграмму № 3). Стоит отметить, что участники тендеров из сфер деятельности, не связанных с PR, еще более критичны в своей оценке того, как организуются тендеры для них. Около половины из них считает, что не произошло никаких сдвигов (48%), 36% говорят об улучшении и 16% об ухудшении ситуации.

Респондентов из коммуникационных агентств прежде всего не устраивают короткие сроки для оформления и подачи заявки и неграмотная формулировка условий тендера (по 51,2%). Неудовлетворенность вызывают также неоперативность организаторов в разъяснении возникающих вопросов (39%), требования полностью раскрыть информацию о финансовой деятельности агентства (36,6%), несоответствие стоимости контракта объему и качеству обозначенных в нем работ (34,1%), неожиданные изменения условий участия в конкурсе (29,3%). Несколько меньшее недовольство высказывается в связи с взиманием денег с участников (22%), необходимостью предоставления большого количества справок и сведений о крупных клиентах (по 19,5%). Кроме того, часть респондентов (12,2%) как на недостаток указали на «предрасположенность организаторов к какому-то одному из участников», «нарушение сроков объявления результатов тендера» и др. (см. диаграмму № 4; в данном вопросе респонденты могли выбрать несколько вариантов ответа, поэтому общая сумма превышает 100%). Участников опроса не из сферы PR прежде всего волнуют проблемы, связанные с неоперативностью организаторов в разъяснении возникающих вопросов и несоответствие цены предъявляемым требованиям (по 44,1%).

Представители компаний-организаторов указали следующие проблемы: «многие агентства отказываются участвовать в конкурсе», «агентства часто предоставляют информацию о себе в неполном объеме», «низкий профессиональный уровень предложений» и т. д.

Предложения обеих сторон

Участвующие в исследовании представители агентств и их потенциальных клиентов высказали рекомендации по улучшению процесса взаимодействия в ходе организации и проведения тендера. Первые чаще всего говорили о «грамотном составлении конкурсной документации и адекватных и своевременных ответах на вопросы, возникающие у участников», «реальной оценке стоимости заказываемых услуг», «выплате некоторого вознаграждения за участие в тендере», «объективном подходе и справедливом решении, без откатов», «отношении к идеям как интеллектуальной собственности» и др.

Встречные пожелания вторых сводятся к: «внимательному знакомству с условиями тендера и тщательной подготовке заявок», «не думать сразу об освоении бюджета любыми средствами, а заботиться об успехе клиента», «предоставлять хорошие демо-версии уже реализованных проектов и отзывы известных клиентов», «ничего страшного, если за заказы придется побороться, ничего страшного, если некоторые идеи украдут - ваш имидж рано или поздно сработает на вас», «уметь работать на опережение и собирать максимум информации о потенциальном заказчике» и др.

После победы

Участникам опроса со стороны организаторов было предложено оценить работу победившего в конкурсной борьбе агентства, а представителям последних - поделиться тем, насколько они удовлетворены сотрудничеством с заказчиком. Первые в подавляющем числе случаев довольны итогами работы с подрядчиком (89,7%). Вторые же не столь позитивны в своих оценках. Их мнение разделилось: 53% респондентов в целом довольны результатами работы, а 41,1% - нет (см. диаграмму № 4). Затруднились ответить 5,9% респондентов. Представители компаний-участников тендеров из областей, не связанных с PR, более позитивны в оценке сотрудничества с заказчиком - две трети (66,7%) удовлетворенных и 28,5% неудовлетворенных, затруднившихся ответить - 4,8%.

Большинство участвующих в исследовании представителей компаний-заказчиков PR-услуг планируют и дальше продолжать практику отбора агентств на тендерной основе (75,9%). При этом формулируются такие мотивы, как: «тендер позволяет объективно подойти к выбору агентств», «даже легкая конкуренция подстегивает агентства», «трудно варится в собственном соку», «есть возможность получения свежих идей и использования новых технологий», «необходимо потратить бюджетные деньги» и др.

Но некоторые заявили, что их компания не планирует в ближайшем будущем организовывать тендеры (24,1%). По большей мере потому, что «сформировался круг агентств, с которыми удобно и интересно работать» или «слишком дороги издержки на смену подрядчика».

Специфика российского тендера

Мнения респондентов из компаний-организаторов конкурсов и из агентств относительно того, что же представляют собой тендеры в России, в целом совпадают. Большая часть как первых, так и вторых считают их или полностью или частично псевдоконкурсами. Но если среди первых таковых 56%, то среди вторых на 20,6% больше (см. диаграмму № 5). Примерно так же оценивают тендеры и их участники из компаний других сфер деятельности.

Кроме того, обе группы респондентов соглашаются с тем, что за большинством проводимых в России тендеров на оказание PR-услуг скрывается стремление заимствовать идеи (41,1% - организаторов, 66% - участников). Правда, тех, кто так считает, меньше, чем тех, кто отзывается о тендерах как о псевдоконкурсах. Кроме того, и доля несогласных, причем с обеих сторон (32,9% - организаторов, 13,5% - участников), в этом случае больше (см. диаграмму № 6).

Итоги

Таким образом, по мнению участников опроса, тендеры в большинстве случаев инициируются с целью получения предложения с наилучшим соотношением цена/качество. Чаще всего они проводятся, чтобы найти подрядчика для организации специальных событий и проведения исследований. Потенциальные клиенты информируют агентства о начале конкурса по большей части посредством выборочной рассылки, базу для которой формируют, главным образом, исходя из рекомендаций коллег, а также сведений об организационных, технических ресурсах потенциальных подрядчиков и успешного опыта предыдущего сотрудничества. Из поступивших заявок на участие, прежде всего, отбираются те, где есть доказательства наличия у конкурсанта релевантного опыта для выполнения конкретного задания.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются организаторы тендеров, заключаются в том, что агентства отказываются от участия, предоставляют информацию о себе не в полном объеме, а предлагаемые ими решения поставленных задач нельзя полностью назвать качественными. Поэтому они рекомендуют будущим участникам внимательнее знакомиться с условиями и тщательнее готовить заявку, заботиться об успехе клиента, а не только о заработке и предоставлять хороший портфолио уже осуществленных проектов с отзывами клиентов.

Участники же тендеров, в свою очередь, страдают от неграмотно составленных условий и коротких сроков оформления и подачи заявки. Они хотели бы, чтобы на их вопросы устроители отвечали более оперативно и реально оценивали стоимость заказываемых услуг.

В целом, обе группы респондентов удовлетворены результатами совместной работы. Но со стороны участников чаще звучат критические замечания.

Кроме того, как организаторы, так и участники тендеров склонны рассматривать последние как псевдоконкурсы, а в ряде случаев и как завуалированное заимствование идей. При этом сторонников такой точки зрения значительно больше среди представителей агентств.